From Idea to Invoice: Small Biz Systems – der pragmatische Fahrplan
Idee schärfen und Wertversprechen präzisieren
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Kundennutzen auf den Punkt
Mikrotests und Validierung
Prozesslandkarte vom ersten Funken bis zur pünktlichen Rechnung
Lead-Erfassung und Erstkontakt
Angebotserstellung ohne Reibung
Auftragsabwicklung, Lieferung, Abnahme
Werkzeuge, die mitwachsen: No-Code, Automatisierung, Integrationen
Das leichte CRM als Drehscheibe
Alle Kontakte, Deals, Aufgaben und Aktivitäten sichtbar an einem Ort, mit klaren nächsten Schritten. Wir erklären Pipeline-Stufen, Felder, Automatik-Aufgaben und Erinnerungen, die niemanden nerven. Teile Screenshot oder Liste deiner Stufen, und wir empfehlen Anpassungen, die Vorhersagbarkeit erhöhen, Bearbeitungszeiten verkürzen und Abschlussraten heben, ohne die Bedienung zu verkomplizieren.
Automatisierte Brücken statt Insellösungen
Wenn ein Formular ausgefüllt wird, entsteht automatisch ein Lead, ein Angebot zieht ein To-do nach sich, eine Rechnung erzeugt einen Zahlungslink und ein Update informiert den Kunden. Wir zeigen robuste Automationsketten, Fehlerbehandlung und Logbuchführung. Beschreibe deinen Wunschfluss, und wir skizzieren eine stabile, wartbare Verbindung mit klaren Ausnahmen und manuellen Eingriffspunkten.
Mobile, Cloud und Offline-Resilienz
Unterwegs Angebote versenden, Belege fotografieren, Zeiten erfassen und trotzdem sicher bleiben. Wir besprechen mobile Apps, Rechtekonzepte, Zwei-Faktor-Optionen und Offline-Strategien, die Außendienst, Baustelle oder Messe absichern. Teile deine Einsatzszenarien, damit wir eine praxistaugliche Konfiguration vorschlagen, die komfortabel ist, Datenschutz ernst nimmt und im Funkloch nicht einfach stehenbleibt.
Zahlen, die steuern: Angebote, Rechnungen, Cashflow
Vom Angebot zur Rechnung in einem Fluss
Ein Klick vom akzeptierten Angebot zum Auftrag, Lieferschein, Projekt und schließlich zur Rechnung spart Zeit und vermeidet Tippfehler. Wir erklären Nummernkreise, Pflichtangaben, Vorlagen und Sprachen. Lade eine anonymisierte Musterrechnung hoch, und wir prüfen Struktur, Lesbarkeit, Umsatzsteuer-Feinheiten sowie Hinweise, die schnelleres Bezahlen fördern, ohne unpersönlich zu wirken.
Zahlungseingänge, Skonti, Mahnwesen
Bezahlmethoden beeinflussen Geschwindigkeit und Kundenerlebnis. Wir vergleichen Überweisung, SEPA-Lastschrift, Karten, Sofort, PayPal und Zahlungslink, richten Skontofristen ein und zeigen ein freundliches, automatisches Mahnwesen. Teile deine Quote verspäteter Zahlungen, und wir empfehlen klare Texte, Stufen, Gebühren und Eskalationen, die Wirkung zeigen, ohne Beziehungen zu belasten oder Druck zu übertreiben.
Kennzahlen, die wirklich zählen
Nicht fünfzig Reports, sondern wenige aussagekräftige Messgrößen steuern deinen Alltag: Zeit bis zum Angebot, Gewinn pro Auftrag, Deckungsbeitrag, Conversion pro Kanal, DSO, Wiederkaufrate. Wir bauen ein schlankes Dashboard. Teile deinen aktuellen Blick, und wir priorisieren drei Zahlen, die Entscheidungen vereinfachen, Risiken früh melden und echte Lernfortschritte sichtbar machen.
Sicherheit, Recht und Vertrauen
Datenschutz praktisch umsetzen
Wir beleuchten Datensparsamkeit, Zweckbindung, Löschfristen, Einwilligungstexte und Auftragsverarbeitungsverträge, inklusive Werkzeugtipps für Verarbeitungsverzeichnisse. Teile deine offenen Fragen, und wir zeigen, wie du pragmatisch startest, Risiken priorisierst und Belege sauber dokumentierst, sodass Anfragen gelassen beantwortet werden können und Kundschaft spürt, dass Schutz und Service kein Widerspruch sind.
Dokumentenablage, die hält
Finde wieder, was du brauchst: Angebote, Verträge, Rechnungen, Nachweise, Versionen. Wir schlagen eine sprechende Ordnerlogik, Namenskonventionen, Rechte und automatische Backups vor, die menschliche Fehler verzeihen. Poste einen anonymisierten Dateinamen, und wir optimieren Struktur, Suchfähigkeit und Aufbewahrungsfristen, damit Audits entspannt verlaufen und Kolleginnen ohne Rückfragen zuverlässig weiterarbeiten können.
Rollen, Rechte, Verantwortlichkeiten
Klar definierte Zuständigkeiten verhindern Stillstand und Missverständnisse. Wir entwerfen ein leichtgewichtiges RACI, legen Freigabesummen fest, definieren Stellvertretungen und dokumentieren Eskalationspfade. Beschreibe eine wiederkehrende Unklarheit, und wir machen Verantwortlichkeit sichtbar, sodass Entscheidungen schneller fallen, Risiken verteilt werden und dein Unternehmen auch bei Urlaub, Krankheit oder Wachstum zuverlässig handlungsfähig bleibt.
Skalierung durch klare Abläufe und lernende Teams
